WHITE PAPER

Hoe organiseer je een succesvol webinar in B2B?


INTRO

Webinars zijn populairder dan ooit, en worden behalve voor interne communicatie ook steeds vaker ingezet voor marketingdoeleinden, zeker in B2B. Volgens cijfers van het Content Marketing Institute gebruikte in 2017 al ruim 65 procent van de B2B-marketeers in de VS webinars om te communiceren. Ook in Nederland worden webinars steeds vaker ingezet. Wij merken dat vooral aan het aantal vragen dat we erover ontvangen. Daarom helpen we je graag op weg met een aantal tips & trics voor een succesvolle webinar.

WAAROM WEBINARS?

Verbinding

Door de combinatie van beeld, geluid en interactie, verbind je echt met je doelgroep. Deze combinatie zorgt ervoor dat tachtig procent van je boodschap onthouden wordt. Dat is veel meer dan dat het geval is bij tekst. Interactie zorgt nu eenmaal voor betrokkenheid.

Impact

De kans dat mensen een video bekijken – of dat nu live is of opgenomen – is maar liefst 75 procent groter dan dat ze er een document of rapport op naslaan. Je maakt dus veel meer impact als je een webinar inzet.

Leadgeneratie

Bijna alle deelnemers aan een webinar zijn bereid hun contactgegevens achter te laten. Tel daarbij op het gebruik van een registratieformulier voorafgaand aan de webinar en de chat, polls en call-to-actions tijdens een webinar plus een enquête aan het eind, en het is wel duidelijk hoe rijk de informatie is die je verzameld over de deelnemers en daarmee potentiële leads.

Alle fases van customer journey

Webinars kunnen ingezet worden in alle fases van de customer journey. In de awarenessfase kun je je als expert profileren, in de considerationfase kun je de deelnemers overtuigen van de toegevoegde waarde van jouw oplossing, in de purchase- en aftersalesfase gaat het erom je klanten te ondersteunen en aandacht te geven.

BEPAAL JE DOELSTELLING

Als je een webinar organiseert, is het natuurlijk belangrijk allereerst voor jezelf helder te hebben wat je wilt bereiken. In welke fase van de customer journey bevinden je deelnemers zich en wat wil je bereiken? Wil je leads genereren, online kennisdelen, nieuwe producten of diensten introduceren? Kies een duidelijke doelstelling en blijf daarbij. Bedenk ook welke ‘call to action’ je wilt gebruiken. Wil je dat deelnemers een e-book downloaden, zich inschrijven voor een demo, een afspraak met je maken, een offerte aanvragen of ingaan op een aanbieding? Bepaal ook vooraf wat de belangrijkste KPI’s zijn. Je kunt de resultaten van een webinar namelijk heel goed meten, maar dan moet je wel weten wat je wilt meten en wat de resultaten betekenen.

KIES JE DOELGROEP

Hoe specifieker je je doelgroep aanspreekt, hoe groter de kans is dat er daadwerkelijk iemand luistert. Besluit je te communiceren met een te generieke doelgroep omdat je geen keuze durft te maken, dan garanderen we je dat je niet wordt gekozen. Als je communiceert met verschillende doelgroepen, wordt je boodschap diffuus en begrijpt niemand wat je nu eigenlijk doet. Erger nog: niemand denkt aan jou op het moment dat ze een oplossing zoeken voor hun probleem.

KIES JE ONDERWERP

Je weet wat je doelgroep is en je weet wat je doelstelling is. Nu is het zaak een onderwerp te bepalen. In ons whitepaper ‘Groei je bedrijf in zeven slimme stappen’ bespreken we uitgebreid hoe het contentkompas je helpt content te maken waar mensen zich mee verbinden. Dit kompas kun je niet alleen inzetten bij het maken van content als blogs en whitepapers, maar ook voor webinars. In het ideale geval bestaat de content van je webinar uit een deel ratio en een deel emotie; zo zorg je dat mensen zich emotioneel verbinden met je verhaal maar dat je ook (technische) informatie over je vakgebied kunt delen.

KIES JE FORMAT

Nu je weet waar je het over wilt hebben, moet je nog bepalen wat het format is dat je wilt inzetten. Wil je als thought leader jouw onderscheidende visie op je vak delen, wil je een demo geven, een live vraag-en-antwoord-sessie houden of best practices delen? De keuze is enorm, kies een format dat past bij je doelstelling, je doelgroep en je onderwerp.

BEPAAL DAG, TIJDSTIP, DUUR

Plan je webinar vooruit, zodat je voldoende tijd hebt om alles voor te bereiden en te promoten. Hoe ver vooruit is geheel aan jou. Sommige partijen beginnen acht weken tevoren, anderen acht dagen. Het maakt niet uit, zolang je maar goed bent voorbereid en zolang je mensen maar voldoende gelegenheid hebt gegeven zich in te schrijven.

De duur van je webinar kan het beste tussen een half uur en een uur liggen. Dit geeft je voldoende tijd om echt iets waardevols te delen, zonder dat je teveel tijd van je publiek vraagt. Zorg ook dat je echt op tijd begint, om irritatie van deelnemers te voorkomen. Realiseer je dat mensen online een stuk ongeduldiger zijn dan offline.


OEFENEN ZONDER PUBLIEK

Wanneer je niet eerder een webinar hebt gepresenteerd, probeer de webinar dan eerst eens uit op ‘oefenpubliek’. Vraag mensen uit je team om feedback. Je webinar zal een stuk beter ontvangen worden als je het enigszins vloeiend presenteert, en niet staat te hakkelen en stuntelen.


PROMOTIE VAN DE WEBINAR

De promotie van je webinar is een van de grootste bepalers van het succes. Je hebt simpelweg publiek nodig om succesvol te kunnen zijn. Nodig mensen via verschillende kanalen uit om deel te nemen. Denk hierbij aan e-mailmarketing, social advertising, vraag je team om informatie over het webinar via hun social media kanalen te delen en een link in hun e-mailhandtekening te plaatsen.

Wij promoten onze webinars onder meer via LinkedIn. Collega Ralph laat je hieronder stap voor stap weten hoe hij dat doet.

3. Zorg ervoor dat je op elke webinar pagina nogmaals een korte beschrijving geeft wat de deelnemer kan verwachten. Doe dit in tekst, maar plaats ook de advertentie video op die pagina. De video kan helpen om iemand net het laatste zetje te geven.

4. Laat je campagnes doorlopen in het weekend. Wij halen keer op keer de meeste inschrijvingen in het laatste weekend voordat de webinar plaatsvindt.

5. Verwijs naar je geplande webinar in de blogs die verschijnen voorafgaand aan het webinar. Link in de blogs door naar de plek waar mensen zich kunnen inschrijven.

6. Verwijs naar je webinars op relevante pagina’s op jouw website. 

7. Kies een webinar tool die ook analytics verzamelt. Het is heel belangrijk om te kunnen zien waar de meeste inschrijvingen vandaan komen.

1. Voer een campagne op LinkedIn, specifiek gericht op de doelgroep waarvoor de webinar interessant is. Onze best presterende webinar campagne was gericht op de directeur-grootaandeelhouders van Microsoft Partners in heel Nederland. Zo openden we met: ‘Beste Microsoft Partner van Nederland’

  • Verwerk dit in de campagnetekst die mensen in hun feed te zien krijgen.
  • Verwerk dit in de video die mensen in hun feed te zien krijgen.

2. Maak een advertentie video waarin je kort maar krachtig uitlegt wat de deelnemers kunnen verwachten van jouw webinar.

  • Zorg dat je de attentie van de kijker op LinkedIn gelijk pakt, vanaf de eerste seconde, door je doelgroep specifiek aan te spreken. Zo was onze openingszin ‘Beste Microsoft Partner van Nederland’.
  • Ondertitel je de video. Meer dan 85 procent van alle video’s op LinkedIn worden zonder geluid bekeken. Het ondertitelen is tegenwoordig geen monnikenwerk meer: er zijn diensten beschikbaar die video’s automatisch ondertitelen. Wij gebruiken VEED.IO. Je hoeft alleen nog even een snelle sanity check te doen op spelling en grammatica voordat je hem opslaat. 
  • Zorg ervoor dat je logo goed terug te zien is in de video. Dit kan ook via VEED.IO en vergelijkbare diensten.
  • Zorg dat de advertentie video niet veel langer is dan een minuut. 
  • Kies iemand binnen het bedrijf die zich op zijn gemak voelt om te spreken in de video. Wij hebben Djoea gekozen als video spreker, vanwege zijn talent om natuurlijk over te komen op de camera.
  • Tot slot, licht bewegend beeld zorgt voor meer aandacht voor je video. Dit is niet alleen onze eigen ervaring, maar dit blijkt ook uit onderzoek beschreven in het bekende artikel ‘A Sign of Things to Come’. Daarin wordt beschreven hoe het feit dat ooit, in een ver verleden, degene die snel zag dat een leeuw uit de bosjes sprong meer kans had om te overleven ervoor zorgt dat we nu ook nog sterk zijn gefocust op beweging.

NET VOOR DE WEBINAR

Net voor je webinar begint verzamelen mensen zich in de wachtruimte. Een goed moment om alvast een goede indruk te maken: toon een video. Deze video mag best luchtig zijn en wat humor bevatten. Je doel is om mensen te vermaken tot de webinar begint.


SLIDEDECK EN PRESENTATIE

Op het moment dat je de webinar presenteert, zullen deelnemers een gedeeld scherm zien. Het grootste deel van het scherm bestaat uit je slidedeck, op een ander deel zien deelnemers jou voor je webcam. Zorg ervoor dat je slides prettig lezen en er toegankelijk uitzien. Voorkom te veel tekst, te veel details en immense tabellen. Zelfs als die cruciaal zijn voor je presentatie is er vaak wel een manier om ze op te breken in kleinere, overzichtelijker delen.

Vergeet niet dat online presenteren anders is dan offline presenteren. De deelnemers zitten achter een laptop, tablet of telefoon en kijken naar een slide en eventueel een klein ‘poppetje’ in de hoek van het scherm. Dit is wezenlijk anders dan wanneer je in een zaal zit met een spreker op het podium. De kans is groot dat je publiek snel is afgeleid en andere dingen gaat doen. Om de aandacht vast te houden is het aan te raden veel meer slides te gebruiken dan je normaal zou doen, waardoor het beeld regelmatig verandert en je webinar dynamisch blijft. Lees vooral niet domweg de tekst van je slides op! Gebruik liever een sterk beeld waar je je verhaal omheen vertelt.

Interactie

Interactie is essentieel tijdens een goede presentatie. Het zorgt voor verbinding, betrokkenheid en het houdt de aandacht vast. Dus: vraag je publiek om mee te doen. Dit kan via chat, Q&A, polls en call to actions. Het helpt ook om zo losjes en spontaan mogelijk te presenteren, waardoor deelnemers sneller geneigd zijn om ‘mee te doen’.


INTERACTIE

Interactie is essentieel tijdens een goede presentatie. Het zorgt voor verbinding, betrokkenheid en het houdt de aandacht vast. Dus: vraag je publiek om mee te doen. Dit kan via chat, Q&A, polls en call to actions. Het helpt ook om zo losjes en spontaan mogelijk te presenteren, waardoor deelnemers sneller geneigd zijn om ‘mee te doen’


OPNAME

Om verschillende redenen is het een goed idee je webinar op te nemen.

  1. Je kunt de deelnemers achteraf de opname mailen, zodat ze deze nog eens terug kunnen kijken.
  2. Je kunt afhakers de kans geven om het webinar alsnog te bekijken.
  3. Je kunt het webinar ‘on demand’ aanbieden, zodat anderen het webinar ook nog kunnen aanvragen en bekijken. 
  4. Je kunt de opname publiceren op je website, social media- of andere kanalen.

Stuk voor stuk mooie manieren om ook achteraf nog leads te genereren.


FOLLOW-UP VAN LEADS

Om verschillende redenen is het een goed idee je webinar op te nemen.

  1. Je kunt de deelnemers achteraf de opname mailen, zodat ze deze nog eens terug kunnen kijken.
  2. Je kunt afhakers de kans geven om het webinar alsnog te bekijken.
  3. Je kunt het webinar ‘on demand’ aanbieden, zodat anderen het webinar ook nog kunnen aanvragen en bekijken. 
  4. Je kunt de opname publiceren op je website, social media- of andere kanalen.

Stuk voor stuk mooie manieren om ook achteraf nog leads te genereren.


HERGEBRUIK DE CONTENT VAN JE WEBINAR

De inhoud van het webinar is content. Steengoede content uiteraard. Doe daar iets mee. Schrijf er een blogpost over, een artikel, diep het uit in een whitepaper.


TOOLS

Als het gaat om het aantal tools waarmee je een webinar kunt organiseren, kunnen we ons voorstellen dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Wij noemen hier een aantal mogelijkheden, maar deze lijst is zeker niet compleet.

Clickmeeting

Zelf werken wij met ClickMeeting. ClickMeeting geeft je bijvoorbeeld de mogelijkheid om je Google Analytics-account te koppelen aan je ClickMeeting-account, zodat je Google Analytics-data zichtbaar worden. 

Andere tools met ieder hun voordelen en beperkingen, afhankelijk van je budget: